Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Kapan waktu terbaik untuk memulai penerapan ISO 9001?
Idealnya Anda harus memulai ISO 9001:2000 saat pertama kali Anda memulai perusahaan Anda. Jika Anda dalam posisi sedang memulai sebuah perusahaan baru, Anda harus membuat proses bisnis Anda menurut persyaratan ISO 9001:2000 dan mulai menerapkan ISO 9001:2000 sebelum Anda menrekrut karyawan. Ini adalah pendekatan yang paling efisien karena perusahaan Anda tidak hanya segera meraih manfaat dari ISO 9000 tapi Anda tidak perlu mengatasi hambatan untuk berubah ketika mengatur proses kerja supaya memenuhi persyaratan standard ISO 9001:2000.

Bagaimanapun, sebagian besar perusahaan telah berdiri lama sebelum mereka memulai menerapkan ISO 9001:2000 mereka. Karena sistem mutu ISO 9001 yang lengkap membawa banyak manfaat bagi perusahaan, Akan selalu lebih baik untk memulai penerapan ISO 9001 lebih awal daripada kemudian.

Bagaimana Saya Memulai Penerapan ISO 9000?
Sebagai langkah awal, Anda harus membuat diri Anda terbiasa dengan ISO 9001:2000 dan persyaratan-persyaratannya. Anda dapat menemukan berbagai informasi bermanfaat dan link ke bagian Link Bermanfaat. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Perlu berapa lama untuk menerapkan ISO 9001?
Tergantung pada Anda dan perusahaan Anda. Yang paling tercepat adalah 2-3 bulan karena sebagian besar badan sertifikasi ISO 9001 mensyaratkan paling tidak 2 bulan penerapan ISO 9001 sebelum audit sertifikasi. Paling realistis: jika Anda mempunyai perusahaan yang relatif kecil (katakan, karyawan kurang dari 20 orang), jika karyawan Anda termotivasi dan jika mereka tidak menentang adanya perubahan, jika Anda mendapat dukungan dari semua eksekutif senior, jika Anda dan para manajer lainnya siap memberikan waktu dan usaha yang berarti dalam usaha keras ini, dan jika Anda menggunakan model manual mutu ISO 9001 yang benar-benar bagus (sebuah model manual mutu ISO 9000 yang dapat Anda modifikasi untuk dibuat menjadi manual mutu Anda sendiri), maka kemungkinan Anda akan dapat memperoleh sertifikasi dalam waktu yang singkat antara 3-4 bulan; model untuk form ISO 9000 memberikan tambahan penghematan waktu. Beberapa perusahaan kelihatan lebih lambat, 6-12 bulan masih merupakan waktu yang wajar. Tetapi, perusahaan yang menulis manual mutu ISO 9001 dan prosedur ISO 9001 dari rancangan mereka sendiri ketimbang menggunakan contoh model manual mutu ISO 9001 yang sudah terbukti, sering membutuhkan waktu sekitar 2 tahun atau lebih. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Apakah kita harus menggunakan konsultan ISO 9000?
Kami menemukan bahwa konsultan ISO 9000 dapat memberikan bantuan yang sangat besar, dan mereka juta dapat menjadi penyebab kerusakan yang besar, tergantung dari konsultan konsultannya dan tergantung dari bagaimana Anda menggunakan mereka.

Konsultan ISO 9000 yang baik dapan memberikan nilai tambah sebagai pelatih. Akan bermanfaat apabila sanga ahli dalam masalah ISO 9000 digunakan untuk memberikan pelatihan pada perwakilan manajemen ISO 9000, atau untuk "menjual" manfaat ISO 9000 pada manajemen puncak. Bagaimanapun, sebagian besar para konsultan mencoba untuk menjual jasa konsultasi mereka. Trainer murni ISO 9000 biasanya merupakan pilihan yang jauh lebih baik. Kami banyak mendengar kasus dimana konsultan ISO 9000 dengan sengaja membuat persyaratan ISO 9000 kelihatan rumit dan supaya mereka bisa memberikan harga tinggi bagi jasa konsultasi mereka.

Masalah yang paling umum yang kami temui adalah sistem manajemen ISO 9000 yang birokratis dan tidak efisien. Ini adalah khas hasil dari konsultan ISO 9000 menulis dan menerapkan prosedur dan manula mutu ISO 9000 yang berbelit dan rumit.

Jika dibutuhkan bantuan dari luar, kami menyarankan menggunakan trainer murni Iso 9000 (baik in-house maupun public class) untuk melatih perwakilan manajemen dan eksekutif manajemen. Kami lebih jauh menyarankan mengembangkan sistem manajemen mutu ISO 9000 in-house yang hasilnya biasanya lebih sesuai untuk perusahaan individual. Sebuah bantuan dan penghematan waktu yang cukup besar adalah apabila Anda menggunakan model manual mutu dan model form. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Dokumentasi ISO 9000
ISO 9001 mewajibkan beberapa dokomen yang berbeda: sebuah manual mutu, prosedur-prosedur mutu, sebuah kebijakan mutu dan sasaran mutu; sebagai tambahan, ISO 9001 mewajibkan instruksi kerja yang menyajikan panduan detail bagi para karyawan tentang bagaimana cara mereka bekerja. Namun, standar ISO 9001 sangat jelas dimana instruksi kerja hanya perlu dibuat bila memberikan nilai tambah (sebagai contoh, tukang cat yang terlatih tidak akan mendapatkan manfaat dari instruksi kerja tentang bagaiman caranya mengecat; dilain pihak, instruksi ringkas (bisa dalam bentuk form atau gambar), diletakkan pada mesin, menjelaskan bagaimana cara mengganti filter bisa banyak menghemat waktu). Form, yang harus disimpan dalam file setelah mereka mengisinya, adalah juga bagian dari sistem manajemen mutu ISO 9001. Beberapa dari form yang paling khas adalah Form Laporan Tindakan Perbaikan, Form Penilaian Karyawan dan Form Survey Pelanggan. Penting untuk dicatat bahwa ISO 9001 tidak meminta secara langsung form-form tersebut; namun, ISO 9001 meminta informasi catatan tertentu dan sebuah form yang didesain dengan baik tidak hanya mensyaratkan adanya informasi tetapi juga memberikan gambaran pada pemakainya melalui proses yang ada.

► Tip: Selalu ingatkan pemakai. Beberapa lebih suka instruksi kerja dalam bentuk gamba, yang lainnya lebih suka dalam bentuk diagram alur. Sebagian besar tidak suka kalimat yang panjang dan berbelit.

Pengelolaan dan Peningkatan Berkesinambungan dari Sistem Mutu ISO 9001

Penting diketahui bahwan sebuah sistem mutu ISO 9001:2000 itu hidup dan secara konstan berubah. ISO 9001:2000 memuat “peningkatan berkelanjuta” sebagai salah satu dari persyaratan tersebut, dan "peningkatan berkelanjutan" tidak hanya mengacu pada produk dan jasa sebuah perusahaan tetapi juga sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 itu sendiri.

Mencapai Peningkatan Berkesinambungan
Standard ISO 9000 menggabungkan beberapa proses yang membantu sebuah perusahaan terus meningkat:

- Tujuan dan Matrik: tentukan tujuan pada berbagai tingkat dan menggunakan matrik untuk memantau pencapaiannya.
- Umpan Balik Pelanggan: ukur apa yang pelanggan pikir mengenai perusahaan dan produk atau jasa yang dihasilkan.
- Audit Internal: evaluasi secara berkala apakah perusahaan masih memenuhi semua persyaratan ISO 9000.
- Tindakan Perbaikan: secara sistematis mengidentifikasi masalah yang mendasar dari masalah yang ada dan kemudian memperbaiki penyebabnya.
- Tindakan Pencegahan: secara sistematis mencari masalah yang mungkin timbul dan memperbaikinya sebelum masalah tersebut timbul.
- Tinjauan Manajemen: tinjauan manajemen secara berkala mengenai indikator bisnis yang penting dan perencanaan perbaikan.

► Tip: Kami menyarankan tetap menjaga semua karyawan terlibat dalam sistem mutu ISO 9000. Sebuah gagasan yang bagus adalah untuk mengirim informasi-informasi pada semua karyawan.

Merevisi Manual Mutu ISO 9000
Merevisi manual mutu ISO 9000 dan prosedur mutu ISO 9000 merupakan hal yang normal dari peningkatan sistem mutu ISO 9000. Revisi-revisi ini bisa mencakup perbaikan-perbaikan kecil sampai merubah total sistem mutu ISO 9000 secara keseluruhan. Jika Anda menemukan sistem ISO 9000 perusahaan Anda berbelit dan birokratis, jika Anda menemukan karyawan Anda benar-benar negatif dengan ISO 9000, dan jika Anda selalu melakukan melakukan persiapan panjang setiap menghadapi audit, berarti sistem ISO 9000 Anda mempunyai banyak sekali kesempatan untuk perbaikan dan Anda harus mempertimbangkan sebuah perubahan secar total.

Permasalahan yang Berhubungan dengan ISO 9000
Merupakan hal yang biasa bila menjumpai karyawan yang mempunyai pandangan negatif pada ISO 9001. Sebagian besar dari mereka mengeluh tentang birokrasi yang panjang, banyak pekerjaan tulis menulis dan kerja ekstra sebelum audit. Pada saat yang bersamaan, mereka merasa tidak ada manfaatnya dengan ISO 9001.

Permasalahan ini bukanlah kegagalan dari ISO 9001 – permasalahan ini sebagai akibat dari cara sistem manajemen mutu 9001 diterapkan!

Masalah Khas #1: Sikap Manajemen dan Kegunaan
Sebelumnya, kita bicara mengenai manfaat ISO 9001: peningkatan internal, persyaratan pasar dan pelanggan. Apabila manajemen bermaksud menerapkan ISO 9001 hanya untuk alasan pemasaran atau karena persyaratan pelangan, hasil sistem mutu ISO 9001 sering kekurangan semua komponen peningkatan internal yang penting. Mungkin saja untuk berpura-pura (bahkan pada auditor yang berpengalaman) memiliki sistem ISO 9001 yang efektif yang didesain untuk memperbaiki perusahaan, tetapi harga karena birokrasi dan efisiensi bisa sangat besar.

Masalah Khas #2: Penerapan oleh Konsultan
Seringkali manajemen memutuskan untuk menyewa konsultan ISO 9000 yang diberi tugas untuk penerapan ISO 9001. Konsultan ISO 9000 ini berjanji untuk menulis sebuah manual mutu, prosedur-prosedur mutu dan dokumen-dokumen lainnya; dalam banyak kasus, mereka juga menyediakan pelatihan penerapan sistem mutu. Masalah khas dengan pendekatan ini adalah:

- Konsultan ISO 9000 tidak terbiasa dengan bisnis, perusahaan dan budaya. Hasilnya adalah sistim ISO 9001 tidak sesuai dengan perusahaan.
- Konsultan ISO 9000 mencoba untuk memberikan biaya tinggi dengan membuat sistem mutu ISO 9001 yang rumit dan berbelit.
- Konsultan ISO 9000 tidak menyesuaikan pada perusahaan tertentu dan membuat sebuah standar sistem ISO 9000. Sistem standard ini sering dibuat untuk perusahaan besar, dan biasanya mereka terlalu birokratis bagi perusahaan ukuran kecil dan menengah.
- Konsultan ISO 9000 tidak fleksibel. Daripada secara kreatif membentuk sistem ISO 9001 supaya sesuai dengan kenyataan pada sebuah perusahaan, konsultan ISO 9000 mencoba membuat pada semua perusahaan untuk menggunakan prosedur mutu ISO 9001 yang didesainnya satu untuk semua.

Masalah Khas #3: Perwakilan Manajemen ISO 9000 Tidak Mempunyai Kekuasaan
Manajemen eksekutif pada beberapa perusahaan secara keliru mempertimbangkan ISO 9001:2000 adalah sebuah tugas dokumentasi daripada perubahan untuk peningkatan dan model manajemen sistematik. Sebagai konsekuensi dari salah penggambaran ini adalah penunjukan Perwakilan Manajemen ISO 9001:2000 tanpa kekuasaan untuk membuat perubahan yang nyata. Dalam situasi ini, adalah sangat umum menemukan perwakilan manajemen ISO 9000 yang semakin bertambah kecewa yang semaksimal mungkin berusaha untuk memperbaiki perusahan sementara pimpinan puncak hanya menganggap biasa terhadap ISO 9001.

Masalah Khas #4: Kurangnya Sumberdaya
Meskipun kemampuan dan manajemen perusahaan diatas rata-rata, penerapan ISO 9000 biasanya memerlukan sumberdaya yang berarti; perwakilan manajemen ISO 9001 perlu dilatih dan dipandu, manajemen puncak perlu diyakinkan mengenai konsep dari ISO 9001 dan manfaatnya, manual mutu ISO 9001, prosedur mutu ISO 9001 dan dokumentasi ISO 9000 lainnya perlu ditulis, proses kerja di perusahaan perlu dianalisa dan dirampingkan, karyawan perlu dilatih, dll. Hal ini penting bagi suksesnya penerapan ISO 9001 dimana manajemen cukup mengalokasikan waktu maupun sumber daya finansial (sebagai contoh, untuk model manual mutu ISO 9001, atau untuk pelatihan karyawan, atau untuk audit internal dan pelatihan auditor, dll).

Masalah Khas #5: Kurang Perbaikan
Adalah salah pemahaman yang umum bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001 perlu diterapkan, disertifikasi dan hanya itu. Pada kenyataannya, bahwa sistem ISO 9001 harus secara konsisten berevoluse sebagaimana perusahaan berubah, seperti kondisi pasar yang berubah, seperti produk yang berubah, seperti teknologi yang meningkat dan seperti kompetisi yang terus bergerak maju.

Masalah Khas #6: Membuat Jadi Rumit
ISO 9001 tidak perlu rumit!. Pada kenyataannya, sistem ISO 9001 yang lebih baik adalah manual mutu ISO 9001 yang lebih mudah diikuti dan lebih mudah dipahami! Ada banyak sekali alasan untuk sistem yang terlalu berbelit dan birokratis, termasuk yang disebutkan diatas, termasuk auditor yang tidak fleksibel, dan termasuk pelatihan yang buruk.

► Tip: Menarik untuk dicatat bahwa permasalahan yang digambarkan itu adalah lebih pada konsekuensi langsung dari tindakan manajemen dan sikap manajemen, dari pada yang sering dipersalahkan yaitu penolakan karyawan terhadap ISO 9000. Memastikan bahwa pimpinan puncak membeli manfaat ISO 9000 dan pimpinan puncak tetap secara aktif terlibat dalam ISO 9000 akan secara dramatis meningkatkan sistem ISO 9001:2000. Sangat disarankan untuk dilakukan tinjauan eksekutif oleh pelatih yang kompeten sebelum mulai penerapan ISO 9001:2000.

► Tip: Penerapan ISO 9001:2000 oleh orang dalam perusahaan sebagai ganti dari konsultan dari luar dalam banyak kasus tidak hanya lebih murah tapi juga memberikan hasil yang sistem manajemen mutu yang lebih efisien. Kami sarankan menunjuk seorang manajer sebagai perwakilan manajemen ISO 9001 yang mempunyai otoritas cukup untuk melakukan perubahan didalam, kemudian siapkan orang ini dengan standard ISO 9001:2000 (ada banyak pelatihan publik bagus yang tersedia), kemudian beri orang ini sumber daya untuk mendapatkan sebuah model atau contoh yan bagus bagi sebuah manual mutu ISO 9001 dan prosedur ISO 9001, dan pastikan semua bagian didalam perusahaan mengalokasikan cukup waktu untuk bekerja dengan perwakilan manajemen ISO 9001 ini.

► Tip: Pilih badan sertifikasi ISO 9000 Anda dengan hati-hati! Kami sarankan Anda membandingkan beberapa badan registrasi ISO 9001 yang berbeda dan berikan perhatian khusus terhadap latar belakan auditornya dan terhadap sikapnya, terhadap berbai ide (untuk memastikan objektifitas, auditor tidak diijinkan memberi konsultasi; namun, beberapa badan registrasi membolehkan auditornya untuk berbagi pengalaman mereka).

to be continue...
www.wahanaconsultants.com